거래처가 하자보수비 공제를 통보했을 때 담당자가 확인할 하자 내용·금액 산출·계약 근거와 관리표를 정리합니다. 공제 주장 접수와 채권 조정 완료를 구분하세요.
- 공제 요청이 오면 어느 거래의 어떤 하자와 비용을 주장하는지 원문과 자료부터 확보합니다.
- 상계에는 별도 합의가 없어도 효력이 생길 수 있으므로 합의 여부만으로 판단하지 않습니다.
- 미입금액·상대방 주장액·검토 결과를 각각 기록하고 법적 판단과 장부 반영을 연결합니다.
이미지 크게 보기 “수리비 200만원 빼고 주겠습니다”라는 연락을 받았다면
담당자에게 필요한 첫 작업은 상대방이 제시한 숫자를 원장에 덮어쓰는 일이 아닙니다. 어떤 거래에서 어떤 하자가 발생했으며, 왜 우리 회사가 그 비용을 부담해야 한다고 보는지 확인하는 일입니다. 동시에 정당한 공제나 상계 가능성이 있는데도 합의하지 않았다는 이유만으로 무시해서도 안 됩니다.
이 글은 사업자 간 거래에서 하자보수비 공제 주장이 접수된 뒤 채권 담당자가 자료를 정리하는 방법입니다. 잔액확인서 작성 전반은 아래 관련 글에서 다루고, 여기서는 주장 접수부터 검토 담당자 이관까지의 흐름에 집중합니다. 법적 책임이나 최종 청구액을 내부 관리표만으로 확정하지 않습니다.
대금 감액 요청과 상계 주장은 어떻게 다른가요?
“200만원을 빼겠다”는 말이 항상 같은 의미는 아닙니다. 거래가격을 낮추자는 제안인지, 하자에 대한 손해배상을 주장하는 것인지, 그 손해배상채권 등으로 대금채무를 상계한다는 의사표시인지 원문을 확인해야 합니다. 용어를 정확히 쓰지 않은 회신도 있으므로 단어 하나만으로 결론 내리지 않습니다.
민법 제492조는 서로 같은 종류의 채무를 부담하고 이행기가 도래한 경우 등에 대등액의 상계를 규정하며 예외도 둡니다. 제493조는 상대방에 대한 의사표시로 상계하도록 정합니다. 따라서 “우리가 서명하지 않았으니 상계는 절대 안 된다”는 식의 답변은 피해야 합니다. 채권의 존재·범위·이행기와 상계 제한 등 적용 요건을 함께 검토해야 합니다. [근거 1] [근거 2]
도급의 하자 문제에는 민법 제667조의 하자보수와 손해배상 규정도 있습니다. 다만 물품 매매·제작·용역·건설 등의 계약 성격과 특약, 적용되는 특별법에 따라 검토가 달라집니다. 거래처가 보낸 수리 견적서 한 장이 곧 손해배상채권 전액의 확정을 뜻하지는 않습니다. 법령 원문 확인일은 2026년 9월 12일입니다. [근거 3]
담당자가 요청할 자료는 세 묶음입니다
첫 묶음은 하자가 무엇인지 보여주는 자료입니다. 거래번호, 납품·작업 대상, 문제 발견 시점, 사진이나 검사 결과, 기존 보수 요청과 대응 기록을 모읍니다. 사진만 있고 어느 납품 건인지 연결되지 않으면 우리 거래의 문제인지 판단하기 어렵습니다.
둘째는 금액 산출 자료입니다. 수리 견적과 실제 지출 내역은 구분하고, 인건비·부품비·운송비 등 주장 금액의 구성과 계산을 요청합니다. 견적 금액이라는 이유만으로 모두 배척하거나, 지출했다는 이유만으로 모두 인정하는 절차가 아닙니다. 필요성·인과관계·범위 등의 검토 자료를 확보하는 단계입니다.
셋째는 우리에게 그 부담을 요구하는 근거입니다. 계약서·발주 조건·검수 합의와 상대방의 공제 또는 상계 통지 원문을 함께 둡니다. 이미 일부 보수를 했거나 다른 정산에서 차감한 금액이 있는지도 확인하세요. 같은 하자 비용을 여러 거래에서 중복 차감하는지 살피는 데 도움이 됩니다.
| 자료 묶음 | 필수로 연결할 정보 | 담당 확인 |
|---|---|---|
| 하자 내용 | 거래·대상·발견 시점·사진 | 납품·기술 담당 |
| 금액 산출 | 견적·실지출·항목별 계산 | 정산 담당 |
| 부담 근거 | 계약·특약·통지 원문 | 권한 있는 책임자·법률 검토 |
도해 크게 보기 미입금 300만원과 공제 주장 200만원을 따로 봅니다
편집팀의 가상 사례입니다. 거래대금 원금 1,200만원 중 해당 거래에 배분된 입금은 900만원입니다. 금액의 세금 포함 기준은 같고 이자·소송비용은 제외합니다. 아직 확인된 반품이나 감액은 없는데 거래처가 하자보수비 200만원의 공제를 주장했습니다.
현금 입금 기준 미입금액은 300만원이고, 그 안에서 공제 주장이 나온 금액은 200만원입니다. 나머지 100만원은 이번 공제 주장 밖의 미입금액입니다. 이 이름은 내부 분류일 뿐 상대방이 법적으로 채무를 인정했다거나 즉시 회수 가능하다고 확정한 표현이 아닙니다. 지급 거절의 다른 사유가 있는지도 확인해야 합니다.
관리표에 “300 − 200 = 최종 받을 돈 100만원”으로 적으면 주장 검토가 생략됩니다. 반대로 “법적 채권 300만원 확정”이라고 적어도 안 됩니다. 원래 거래와 입금 흐름을 보존한 채 200만원의 검토 상태를 별도 기록하세요. 유효한 상계 등이 확인되면 그 효력과 범위에 맞게 잔액·회계 반영을 검토해야 합니다.
| 관리 항목 | 가상 금액 | 의미 |
|---|---|---|
| 거래대금 − 배분 입금 | 1,200 − 900만원 | 현금 입금 대조 |
| 입금 기준 미입금 | 300만원 | 최종 법적 청구액 확정 아님 |
| 하자보수비 공제 주장 | 200만원 | 근거와 효력 검토 중 |
| 이번 주장 밖 미입금 | 100만원 | 인정·회수 가능성 별도 확인 |
자료 접수와 조정 완료 사이에 검토 단계를 둡니다
편집팀이 제안하는 상태는 접수, 자료 확인 중, 사실 검토, 법률·정산 검토, 결과 반영입니다. 이것은 내부 업무 흐름이며 법정 절차나 법률상 기한이 아닙니다. 각 상태에는 담당자와 다음 확인일을 적고, 처음 받은 통지의 날짜와 내용을 보존합니다.
기술 담당자가 하자 존재를 확인한 것과 정산 책임자가 비용 전액을 인정한 것은 다른 판단일 수 있습니다. 하자 확인, 금액 검증, 법적 공제 가능성, 회계 반영을 하나의 승인 체크로 합치지 마세요. 검토 결과를 남길 때도 근거 문서와 적용 범위를 적어야 담당자가 바뀌어도 이유를 알 수 있습니다.
자료 요청 예시는 “거래 T-021의 공제 요청 내역을 검토하기 위해 하자 대상·발견 시점·항목별 비용 산출·관련 계약 근거를 부탁드립니다”입니다. 실제 회신에서는 이미 한 인정이나 합의와 모순되지 않는지 확인하세요. 특정 유보 문구를 붙이는 것만으로 모든 법적 효과가 차단된다고 보아서는 안 됩니다.
부분 입금과 최종 정산 문구가 함께 오면 무엇을 남기나요?
상대방이 100만원을 보내며 “이것으로 전액 정산”이라고 적었다면 입금 사실과 정산 조건을 함께 보존하세요. 은행 내역만 입력하고 메시지를 버리면 후속 검토에 필요한 맥락이 사라집니다. 일부 변제인지 종결 합의 제안인지 권한 있는 책임자가 검토해야 합니다.
장부의 차이를 없애기 위해 임의로 할인·반품·대손으로 처리하지 않습니다. 계약가격 변경인지, 손해배상 또는 상계인지에 따라 후속 회계·세무 처리가 달라질 수 있습니다. 이 글은 수정세금계산서 발급이나 대손 인정 요건을 설명하는 자료가 아니므로 해당 처리까지 자동 연결하지 마세요.
다툼이 이어지거나 지급 거절 범위가 불분명하면 계약, 이행 자료, 하자 자료, 원금과 입금 내역, 통지 원문을 묶어 법률 검토로 넘깁니다. 담당자는 자료 정리와 정당한 범위의 후속 확인을 이어가고, 권리 보전이나 대응 기한은 별도로 검토해야 합니다. 내부 확인일을 정했다고 법률상 기한이 연장되지는 않습니다.
확인한 근거
이 글은 일반적인 이해를 돕는 자료입니다. 실제 적용은 거래 내용과 적용 기준에 따라 달라질 수 있습니다.
검토·수정 이력
2026-09-11 · 전문가 검수 확인 후 발행.