납품확인서와 인수증은 거래처가 물건을 받았다는 증빙입니다. 납품서·물품검수조서와의 차이, 꼭 적을 다섯 칸, 서명의 증거력, 상법 제69조 검사·통지와 하도급법 10일 검사 기간, 세금계산서 날짜까지 정리했습니다.
- 납품확인서·인수증은 받는 쪽이 서명해 물건을 받았다고 확인하는 서류입니다.
- 거래처·발주 번호·품목 수량·인도 일시·받은 사람과 이상 유무를 빠짐없이 적습니다.
- 서명이나 날인이 있는 사문서는 진정한 것으로 추정되므로 받은 사람의 이름과 부서를 함께 남깁니다.
- 상인 간 매매는 받은 뒤 지체 없이 검사·통지해야 하고, 하도급은 수령일부터 10일 안에 검사 결과를 알려야 합니다.
이미지 크게 보기 납품확인서는 미수금 관리에 왜 필요한가요?
납품확인서와 인수증은 거래처가 물건을 받았다고 확인해 주는 서류입니다. 나중에 대금을 달라고 할 때 가장 먼저 나오는 반론이 “받은 적 없다”, “수량이 모자랐다”이기 때문입니다.
세금계산서와 거래명세서는 대부분 파는 쪽이 만듭니다. 받는 쪽 사람이 직접 서명한 서류가 있어야 실제로 넘겨줬다는 사실을 설명하기 쉽습니다.
이 글은 2026년 9월 17일 기준 민사소송법, 상법, 하도급법, 부가가치세법 원문을 확인해 정리했습니다. 개별 분쟁의 결론은 계약 내용과 사실관계에 따라 달라집니다.
| 거래처의 반론 | 대비하는 서류 |
|---|---|
| 받은 적 없다 | 받은 사람 서명이 있는 인수증 |
| 수량이 모자랐다 | 품목·수량을 적은 납품확인서 |
| 물건에 하자가 있었다 | 검수 결과와 이상 유무 기록 |
납품서, 인수증, 물품검수조서는 무엇이 다른가요?
누가 쓰고 무엇을 확인하느냐가 다릅니다. 납품서는 파는 쪽이 보낸 물건을 적은 서류이고, 인수증과 납품확인서는 받는 쪽이 받았다고 서명한 서류입니다.
물품검수조서는 받은 물건이 주문 조건에 맞는지 검사한 결과를 적습니다. 공공기관이나 규모 있는 회사는 인수와 검수를 따로 남기는 경우가 많습니다.
미수금 증빙으로는 받는 쪽 서명이 들어간 서류가 핵심입니다. 이름보다 누가 서명했는지와 어떤 내용이 적혔는지를 보세요.
| 서류 | 작성·서명하는 쪽과 내용 |
|---|---|
| 납품서 | 파는 쪽 · 보낸 품목과 수량 |
| 인수증 | 받는 쪽 서명 · 받은 사실 |
| 납품확인서 | 받는 쪽 서명 · 받은 품목·수량·날짜 |
| 물품검수조서 | 받는 쪽 · 검사 결과와 합격 여부 |
도해 크게 보기 납품확인서에는 무엇을 적어야 하나요?
양식은 법으로 정해져 있지 않습니다. 다만 나중에 청구서와 한 줄로 이어 보려면 아래 다섯 칸이 빠지지 않는 것이 좋습니다.
발주서 번호나 계약 번호를 함께 적으면 같은 거래처에 여러 번 납품했을 때 어느 청구 건의 물건인지 헷갈리지 않습니다.
받은 사람 칸은 서명만 두지 말고 이름과 부서를 또박또박 적게 하세요. 서명이 알아보기 어려우면 누가 받았는지 다시 확인해야 합니다.
- 거래처 상호와 사업자등록번호
- 발주서·계약 번호, 품목, 규격, 수량
- 인도 일시와 장소
- 받은 사람 이름·부서·서명
- 수령 당시 이상 유무(수량 부족·파손)
| 칸 | 비워 두면 생기는 문제 |
|---|---|
| 발주·계약 번호 | 어느 청구 건인지 연결 어려움 |
| 수량·규격 | 일부만 받았다는 주장에 대응 어려움 |
| 인도 일시 | 검사 기간·공급시기 계산 어려움 |
| 받은 사람 이름 | 권한 있는 사람이 받았는지 확인 어려움 |
도해 크게 보기 거래처 직원 서명만 있어도 증거가 되나요?
사문서는 그것이 진짜로 작성된 것임을 증명해야 합니다. 납품확인서도 회사끼리 주고받은 사문서입니다. [근거 1]
본인이나 대리인의 서명, 날인, 무인이 있으면 진정한 것으로 추정됩니다. 그래서 받는 쪽 서명은 서류의 힘을 크게 키웁니다. [근거 2]
다만 추정은 서명한 사람이 거래처를 대신해 받을 수 있는 사람이라는 전제에서 의미가 큽니다. 담당 부서와 이름을 적고, 평소 발주를 넣던 담당자인지 함께 기록해 두세요. [근거 2]
| 서명 상태 | 실무 판단 |
|---|---|
| 담당자 이름·부서·서명 | 가장 설명하기 쉬움 |
| 알아보기 어려운 서명만 | 누가 받았는지 추가 확인 필요 |
| 서명 없음 | 배송 기록·사진·메시지로 보완 |
도해 크게 보기 받고 나서 한참 뒤에 하자를 말하면요?
회사끼리의 매매라면 상법 제69조를 확인하세요. 산 쪽은 물건을 받으면 지체 없이 검사하고, 하자나 수량 부족을 발견하면 즉시 판 쪽에 통지해야 합니다. [근거 3]
통지하지 않으면 그 하자를 이유로 계약해제, 대금감액, 손해배상을 청구하지 못합니다. 바로 발견할 수 없는 하자는 6개월 안에 발견한 경우에도 같습니다. [근거 3]
판 쪽이 하자를 알고 있었다면 이 규정은 적용되지 않습니다. 그래서 인수증의 수령일과 “이상 없음” 기록은 검사 시점을 따지는 출발점이 됩니다. [근거 3]
| 상황 | 상법 제69조 기준 |
|---|---|
| 받고 바로 발견 가능한 하자 | 지체 없이 검사 · 즉시 통지 |
| 바로 발견할 수 없는 하자 | 6개월 안에 발견하면 즉시 통지 |
| 판 쪽이 하자를 알았음 | 이 규정 적용 안 됨 |
도해 크게 보기 하도급 거래라면 검사 기간이 따로 있나요?
있습니다. 하도급법이 적용되는 거래에서 원사업자는 목적물을 받은 날부터 10일 안에 검사 결과를 서면으로 알려야 합니다. [근거 4]
이 기간 안에 알리지 않으면 검사에 합격한 것으로 봅니다. 정당한 사유가 있는 경우와 용역위탁 중 역무 공급 위탁에는 이 조항이 적용되지 않습니다. [근거 4]
수급사업자라면 인수증의 수령일을 기준으로 10일째 날짜를 장부에 적어 두세요. 그 뒤에 불합격 통보가 오면 통지 날짜를 따로 보관합니다. [근거 4]
| 기록할 날짜 | 이유 |
|---|---|
| 목적물 수령일 | 10일 검사 기간의 시작 |
| 검사 결과 서면 통지일 | 기간 안 통지인지 확인 |
| 통지 없이 10일 경과 | 검사 합격으로 봄 |
도해 크게 보기 인수증 날짜와 세금계산서 날짜는 맞춰야 하나요?
물건을 옮겨서 넘기는 거래라면 부가가치세법상 공급시기는 재화가 인도되는 때입니다. 인수증 날짜가 그 인도 시점을 보여 주는 자료가 됩니다. [근거 5]
세금계산서 작성일자와 인수증 날짜가 크게 다르면 거래처가 공급 시점이나 청구 대상을 다시 묻게 됩니다. 월합계 발행처럼 따로 정한 방식이 있다면 그 기준을 함께 적어 두세요.
| 서류 | 맞춰 볼 날짜 |
|---|---|
| 인수증·납품확인서 | 실제 인도일 |
| 세금계산서 | 공급시기에 따른 작성일자 |
| 청구서 | 지급기한 계산 기준일 |
인수증을 못 받았다면 무엇으로 보완하나요?
택배나 화물로 보냈다면 배송 완료 기록과 수령인 표시를 먼저 저장하세요. 직접 전달했다면 인도 현장 사진과 담당자에게 보낸 도착 안내 메시지를 같은 발주 번호로 묶어 둡니다.
가장 좋은 보완은 뒤늦게라도 거래처 확인을 받는 것입니다. 월말 잔액확인서를 보낼 때 해당 납품 건의 수량과 날짜를 함께 적어 확인을 요청할 수 있습니다.
| 보완 자료 | 남길 내용 |
|---|---|
| 배송 조회 화면 | 완료 일시 · 수령인 표시 |
| 인도 현장 사진 | 촬영 일시 · 품목 라벨 |
| 담당자 메시지 | 도착 안내와 답장 |
| 잔액확인서 | 해당 납품 건 금액 확인 |
도해 크게 보기 자주 묻는 질문
거래처 경비실이나 택배 보관함에 맡기면 인수증은 누구에게 받나요? 계약서나 발주서에 정한 인도 장소와 방법을 먼저 확인하세요. 대신 받은 사람의 이름과 소속, 맡긴 일시를 적고 담당자에게 바로 알린 기록을 함께 남깁니다.
전자서명이나 앱 서명도 되나요? 서류 형식보다 누가 언제 무엇을 확인했는지 남는 것이 중요합니다. 서명 시각과 서명자 정보가 기록되는지 확인하세요.
납품확인서가 있으면 대금을 꼭 받을 수 있나요? 받았다는 사실을 설명하는 자료일 뿐 하자·상계 같은 다른 다툼까지 막지는 못합니다. 청구 금액과 계약 조건 자료를 함께 보관하세요.
확인한 근거
- 민사소송법 제357조(사문서의 진정의 증명) · 시행 2025. 7. 12. ↗
- 민사소송법 제358조(사문서의 진정의 추정) · 시행 2025. 7. 12. ↗
- 상법 제69조(매수인의 목적물의 검사와 하자통지의무) · 시행 2026. 9. 10. ↗
- 하도급거래 공정화에 관한 법률 제9조(검사의 기준ㆍ방법 및 시기) · 시행 2026. 8. 11. ↗
- 부가가치세법 제15조(재화의 공급시기) · 시행 2026. 1. 2. ↗
이 글은 일반적인 이해를 돕는 자료입니다. 실제 적용은 거래 내용과 적용 기준에 따라 달라질 수 있습니다.
검토·수정 이력
2026-09-17 · 전문가 검수 확인 후 발행.