입금확인서, 거래처가 달라고 하면 꼭 써 줘야 할까요? 양식과 청구스 결제 알림까지

핵심 요약

거래처가 대금을 보낸 뒤 입금확인서를 요청하면 써 줘야 할까요? 영수증청구권과 일부 입금 때 적을 칸, 1,100만원 중 660만원 가상 사례의 청구 건 지정, 청구스 결제 완료·일부 결제 알림이 맞는 경우와 따로 확인서를 쓸 경우를 정리했습니다.

거래처가 대금을 보낸 뒤 입금확인서를 달라고 하면 써 주는 것이 원칙입니다. 돈을 낸 쪽은 받은 쪽에 영수증을 청구할 수 있고, 일부만 낸 경우도 같습니다.
입금확인서에는 받은 날짜와 금액뿐 아니라 어느 청구 건에 넣었는지, 남은 금액이 얼마인지 적어야 나중에 다툼이 줄어듭니다.
청구스는 입금이 청구 건에 결제 처리되면 설정에 따라 거래처에 결제 완료 또는 일부 결제 알림을 보내 반복되는 확인 요청을 줄여 줍니다. 회사 서식의 확인서가 따로 필요하면 아래 양식 칸을 그대로 쓰면 됩니다.
청구스 기능은 2026년 10월 5일 청구스 공식 사용 가이드와 홈페이지에 공개된 범위로 설명했습니다.

입금확인서, 거래처가 달라고 하면 꼭 써 줘야 할까요? 양식과 청구스 결제 알림까지 — 핵심 확인 순서

입금확인서, 거래처가 달라고 하면 꼭 써 줘야 하나요?

네, 요청을 받으면 써 주는 것이 원칙입니다. 민법은 돈을 갚은 사람이 받은 사람에게 영수증을 청구할 수 있다고 정하고 있고, 입금확인서는 받은 쪽이 받은 사실을 적어 주는 영수증 역할을 합니다.[근거 1]

전부가 아니라 일부만 보낸 경우에도 영수증을 청구할 수 있습니다. 법제처 생활법령 안내는 변제와 영수증 교부가 동시에 이행되어야 한다고 설명합니다.[근거 2]

쉽게 말해 거래처가 「확인서를 주시면 보내겠다」고 할 때 이를 무리한 요구로 보기는 어렵습니다. 실무에서는 같은 문서를 입금표라고도 부릅니다.

설명용 가상 사례로 이어 가겠습니다. 우리 회사는 거래처 다온건설에 8월분 330만원(지급기한 9월 10일)과 9월분 1,100만원(지급기한 10월 10일)을 청구했고, 10월 2일 660만원이 들어오자 다온건설 경리 담당자가 입금확인서를 요청했습니다.

입금확인서, 거래처가 달라고 하면 꼭 써 줘야 하나요? — 설명용 가상 사례 · 민법 제474조 — 설명용 가상 사례 · 민법 제474조

이체확인증·세금계산서와 입금확인서는 무엇이 다른가요?

누가 만들고 무엇을 보여 주는지가 다릅니다. 이체확인증은 보낸 쪽이 은행에서 뽑는 서류라서 돈을 보냈다는 사실은 보여 주지만, 받은 쪽이 그 돈을 어느 청구에 넣었는지는 알려 주지 않습니다.

세금계산서는 물건이나 용역을 공급할 때 공급자가 발급하는 서류입니다.[근거 3] 대금을 받았다는 확인과는 목적이 달라서, 세금계산서를 이미 보냈어도 입금확인서 요청은 따로 남습니다.

차용증이나 어음처럼 채권이 생긴 것을 증명하는 서면을 채권증서라고 합니다. 전부 갚은 사람만 그 원본을 돌려달라고 할 수 있고, 일부만 갚았다면 갚은 사실을 증서에 적어 달라고 할 수 있을 뿐입니다.[근거 4][근거 2]

이체확인증·세금계산서와 입금확인서는 무엇이 다른가요? 정리
서류	누가 만들고 무엇을 보여 주나
이체확인증	거래처가 은행에서 발급 · 보낸 사실
입금확인서(입금표)	우리가 작성 · 받은 사실과 남은 금액
세금계산서	공급자가 발급 · 공급 사실과 금액
채권증서(차용증·어음)	전부 갚으면 원본 반환 청구
청구스 결제 알림	청구 건에 결제 처리되면 거래처에 발송

이체확인증·세금계산서와 입금확인서는 무엇이 다른가요? — 부가가치세법 제32조 · 민법 제475조 — 부가가치세법 제32조 · 민법 제475조

입금확인서 양식에는 무엇을 적어야 하나요?

받은 날짜, 받은 금액, 넣은 청구 건, 남은 금액 네 가지가 핵심입니다. 생활법령 안내도 영수증에는 변제일자와 금액을 정확히 쓰고, 일부만 받았다면 어떤 명목에 충당했는지 밝혀 두라고 안내합니다.[근거 2]

금액에는 부가세 포함 여부를 함께 적으세요. 사례의 9월분 1,100만원은 공급가액 1,000만원에 부가세 100만원을 더한 금액이라서, 「부가세 포함 청구액 중 660만원」이라고 써야 숫자가 엇갈리지 않습니다.

아래 일곱 칸을 채우면 됩니다. 회사 서식이 있다면 칸 이름은 달라도 같은 내용이 들어가면 충분합니다.

① 받는 곳: 다온건설(사업자등록번호 함께)
② 받은 날짜·방법: 2026년 10월 2일 · 계좌이체
③ 받은 금액: 6,600,000원
④ 넣은 청구 건: 9월분 청구(부가세 포함 11,000,000원)
⑤ 남은 금액: 9월분 4,400,000원 · 8월분 3,300,000원 별도
⑥ 작성일·작성자: 작성일, 담당자 이름과 연락처
⑦ 회사명·날인: 거래처가 직인을 요구할 때만

입금확인서 양식에는 무엇을 적어야 하나요? — 생활법령 「영수증 받기」 작성 방법 — 생활법령 「영수증 받기」 작성 방법

일부만 들어왔다면 어느 청구 건에 넣었다고 적나요?

거래처가 어느 청구 건의 돈인지 정해 보냈다면 그 건에 넣습니다. 민법은 돈을 보낸 쪽이 먼저 정할 수 있고, 보낸 쪽이 정하지 않았을 때 받는 쪽이 정할 수 있게 하되 보낸 쪽이 즉시 이의하면 그 지정은 효력이 없다고 정합니다.[근거 5]

사례에서 다온건설이 입금 메모에 「9월분」이라고 적었다면 9월분 1,100만원에서 660만원을 빼 440만원이 남습니다. 지급기한이 지난 8월분 330만원은 그대로 연체로 남습니다.

메모도 없고 우리도 따로 정하지 않았다면 법이 정한 순서를 따릅니다. 지급기한이 이미 지난 채무가 먼저라서 8월분 330만원이 먼저 정리되고, 나머지 330만원이 9월분에 들어가 9월분 770만원이 남습니다.[근거 6]

두 경우 모두 남은 돈의 합계는 770만원(330만원 + 1,100만원 − 660만원)으로 같지만, 어느 청구가 연체로 남는지가 달라집니다. 이 계산은 지연손해금을 넣지 않은 것이며, 이자까지 받을 생각이라면 비용·이자·원금 순으로 충당하는 규정도 함께 확인하세요.[근거 7]

일부만 들어왔다면 어느 청구 건에 넣었다고 적나요? 정리
경우	남는 금액
메모 「9월분」(거래처 지정)	9월분 440만원 · 8월분 330만원 남음
지정 없음(법이 정한 순서)	8월분 정리 · 9월분 770만원 남음
남은 합계	두 경우 모두 770만원

일부만 들어왔다면 어느 청구 건에 넣었다고 적나요? — 민법 제476조 · 제477조 · 지연손해금 제외 — 민법 제476조 · 제477조 · 지연손해금 제외

청구스에서는 받은 사실이 어떻게 남고, 거래처에 무엇이 가나요?

청구스는 입금을 청구 건에 결제 처리하면 그 기록을 청구서의 결제내역에 남깁니다. 결제내역에는 결제일·결제방식·결제액이 쌓이고, 내역은 추가와 삭제만 되며 고칠 수는 없습니다.[근거 8]

연동한 계좌의 입금은 계좌·금액·입금자명·청구일 조건이 맞으면 자동으로 결제 완료되고 거래처에 완료 알림이 나갑니다.[근거 9] 사례의 660만원처럼 나눠 들어온 금액은 자동으로 처리하지 않으므로, 담당자가 입금 내역에서 9월분 청구서를 골라 연결합니다.[근거 9]

전액이 결제되면 거래처는 「청구 금액 전액이 정상적으로 결제 확인 되었습니다」라는 안내와 미납 잔액 0원을 받습니다.[근거 10] 일부만 결제됐다면 「일부 결제 알림」으로 결제 사실과 남은 금액을 안내하며, 이 알림은 견적·청구 설정에서 사용 여부를 정합니다.[근거 10]

거래처 담당자 정보에 휴대폰 번호가 있으면 알림톡, 이메일이 있으면 메일이 나가고, 알림톡은 승인된 템플릿이 활성화된 경우에만 발송됩니다.[근거 11] 우리 쪽 담당자도 결제 완료 알림을 함께 받도록 내부 알림을 켤 수 있습니다.[근거 12]

청구스에서는 받은 사실이 어떻게 남고, 거래처에 무엇이 가나요? — 청구스 공식 가이드 · 2026년 10월 5일 확인 — 청구스 공식 가이드 · 2026년 10월 5일 확인

청구스 결제 알림으로 충분한 경우와 확인서를 따로 써야 하는 경우는?

거래처가 「입금이 확인됐는지」만 알고 싶다면 청구스의 결제 완료·일부 결제 알림으로 충분한 경우가 많습니다. 알림에 남은 금액이 함께 나가서 「얼마 남았나요」 같은 반복 문의도 줄일 수 있습니다.[근거 10]

거래처가 내부 결재나 외부 제출용으로 회사 서식·직인이 있는 확인서를 요구하면 따로 작성해야 합니다. 이때도 입금 내역의 결제완료·결제가능 상태와 결제내역을 보고 날짜와 금액을 옮겨 적으면 숫자가 어긋나지 않습니다.[근거 13]

비용도 함께 보세요. 청구스 베이직 요금제는 연 결제 기준 월 3만원(VAT 별도)에 사용자 3명과 연 240건 청구가 포함되고, 은행 연동·AI 입금 확인·미수 관리가 들어 있습니다.[근거 14]

거래처가 몇 곳뿐이고 한 달 입금이 몇 건이라면 엑셀 장부와 직접 쓴 확인서로도 충분할 수 있습니다. 확인 요청과 일부 입금이 잦을수록 결제 처리와 거래처 안내를 한 화면에서 잇는 쪽이 유리합니다.

청구스 결제 알림으로 충분한 경우와 확인서를 따로 써야 하는 경우는? 정리
구분	청구스 공개 자료 기준
잘 맞는 회사	입금 확인 문의와 일부 입금이 잦은 회사
덜 맞는 회사	거래처가 적고 입금이 월 몇 건뿐인 회사
자동 처리	계좌·금액·입금자명·청구일이 맞을 때
담당자 몫	나뉜 입금 연결 · 회사 서식 확인서
거래처 안내	완료·일부 결제 알림 · 설정과 연락처 필요
확인 기준	2026년 10월 5일 공식 가이드·요금 안내

청구스 결제 알림으로 충분한 경우와 확인서를 따로 써야 하는 경우는? — 청구스 공식 가이드 · 요금 안내 — 청구스 공식 가이드 · 요금 안내

확인서를 써 줄 때 무엇을 조심해야 하나요?

돈이 실제로 들어온 것을 확인한 뒤에 쓰고, 도장 찍은 빈 확인서를 미리 만들어 두지 마세요. 민법은 영수증을 가진 사람에게 한 변제를, 그 사람이 받을 권한이 없어도 유효하게 볼 수 있다고 정합니다.[근거 15]

다만 돈을 낸 쪽이 그 사람에게 권한이 없다는 것을 알았거나 알 수 있었다면 효력이 없습니다.[근거 15] 그래도 흘러나간 확인서 한 장으로 다투지 않으려면 확인서에 일련번호를 붙이고 보낸 기록을 남기세요.

같은 입금에 확인서를 두 번 써 주지 않도록 장부의 입금 줄에 확인서 번호와 보낸 날을 적습니다. 거래처에 보낼 회신은 아래처럼 짧게 쓰면 됩니다.

제목: [다온건설] 10월 2일 입금 확인 안내
① 확인: 10월 2일 계좌이체로 6,600,000원을 받았습니다.
② 처리: 입금 메모에 따라 9월분 청구(11,000,000원)에 넣었고, 9월분 남은 금액은 4,400,000원입니다.
③ 별도: 8월분 3,300,000원은 지급기한(9월 10일)이 지나 아직 남아 있습니다.
④ 요청: 처리 내용이 귀사 장부와 다르면 이 메일에 바로 회신해 주세요. 입금확인서는 첨부와 같습니다.

확인서를 써 줄 때 무엇을 조심해야 하나요? — 민법 제471조 · 편집팀 예시 — 민법 제471조 · 편집팀 예시

입금확인서 요청에 답하려면 먼저 그 돈이 어느 청구 건에 들어갔는지 맞춰 두어야 합니다. 입금을 청구 건에 바로 연결해 두면 받은 날짜와 남은 금액이 정리되고, 거래처에 보낼 확인도 그 기록에서 시작할 수 있습니다.

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확인한 근거

이 글은 일반적인 이해를 돕는 자료입니다. 실제 적용은 거래 내용과 적용 기준에 따라 달라질 수 있습니다.

검토·수정 이력

2026-10-06 · 전문가 검수 확인 후 발행.