청구서 양식, 대금청구서에 꼭 넣을 일곱 칸과 보낸 뒤 입금 확인까지

핵심 요약

청구서 양식에 빠지면 안 되는 일곱 칸과 지급기한을 날짜로 적어야 하는 법적 이유, 세금계산서·인보이스와의 차이, 이메일·카톡 발송의 효력, 보낸 뒤 입금 확인과 연체 안내를 한 번에 처리하는 방법까지 가상 청구서로 정리했습니다.

청구서는 자유 양식이지만 번호·청구일, 양쪽 회사, 청구 근거, 금액, 지급기한, 입금 계좌는 꼭 있어야 합니다.
확정된 지급기한이 있으면 그 날이 지난 때, 없으면 청구를 받은 때부터 거래처가 늦은 책임을 집니다.
이메일·카카오톡 청구서도 효력이 있습니다. 보낸 날과 받은 사람이 남는 방법으로 보내세요.
보낸 뒤의 입금 확인·청구서 연결·연체 안내는 청구스처럼 자동화 도구로 한 흐름으로 묶을 수 있습니다.

청구서 양식에는 일곱 칸이 필요하고 지급기한은 날짜로 적으며 보낸 뒤 입금 확인까지 이어져야 한다 — 양식의 일곱 칸과 보낸 뒤의 일

청구서 양식, 어떤 칸이 꼭 있어야 하나요?

청구서는 ‘언제까지, 어느 계좌로, 얼마를 보내 주세요’라고 요청하는 문서입니다. 법으로 정한 양식은 없어서 회사마다 자유롭게 만듭니다.

다만 돈을 제때 받으려면 빠지면 안 되는 칸이 있습니다. 아래 일곱 칸이 있으면 거래처가 다시 묻지 않고 바로 지급할 수 있습니다.

가장 자주 빠지는 칸은 지급기한과 청구 근거입니다. 이 두 칸이 비어 있으면 언제부터 늦은 것인지, 무엇에 대한 돈인지를 두고 말이 갈립니다.

이 글은 2026년 9월 18일 기준 법령 원문과 청구스 공개 자료에서 확인한 범위만 적었습니다. 청구서 예시는 이해를 위한 가상 사례입니다.

청구서 번호와 청구일
보내는 회사의 상호·사업자등록번호·담당자 연락처
받는 회사와 담당자
청구 근거(계약·발주 번호, 작업 기간)
품목·수량·단가와 공급가액·부가세·합계
지급기한(날짜로)
입금 계좌·은행·예금주

청구서에는 번호와 청구일, 보내는 회사, 받는 회사, 청구 근거, 금액, 지급기한, 입금 계좌 일곱 칸이 필요하다 — 거래처가 다시 묻지 않게

지급기한은 왜 날짜로 적어야 하나요?

늦었는지 아닌지가 기한으로 정해지기 때문입니다. 확정된 기한이 있으면 그 기한이 지난 때부터 거래처는 늦은 책임을 집니다. [근거 1]

기한을 정하지 않았다면 거래처가 이행 청구를 받은 때부터 늦은 책임이 생깁니다. 즉 청구서를 보낸 사실 자체가 기준점이 됩니다. [근거 1]

그래서 ‘검수 후 지급’, ‘익월 중’처럼 흐릿하게 적지 말고 ‘2026년 10월 31일까지’처럼 날짜로 적으세요. 보낸 날과 받은 사실도 남겨 두어야 합니다.

늦게 받으면 지연손해금이 붙습니다. 약정 이율이 없는 사업자 사이 거래는 연 6%입니다. 청구서에 혼자 적는다고 새 이율이 합의되는 것은 아니니, 계약서에 정한 조건을 그대로 옮겨 적으세요. [근거 2]

지급기한은 왜 날짜로 적어야 하나요? 정리
지급기한 표기	늦은 책임이 생기는 때
2026년 10월 31일까지	10월 31일이 지난 때
기한 없음	청구를 받은 때
검수 후 · 익월 중	언제인지 다툼이 생기기 쉬움

지급기한을 날짜로 적으면 그 날이 지난 때부터, 기한이 없으면 청구를 받은 때부터 거래처가 늦은 책임을 진다 — 늦은 책임이 생기는 때

실제로 채우면 어떤 모습인가요?

이해를 위한 가상 사례입니다. 웹사이트 유지보수를 맡은 회사가 9월 작업분을 10월 1일에 청구한다고 해 보겠습니다.

금액은 공급가액과 부가세를 나눠 적고 합계를 따로 씁니다. 거래처 경리 담당자가 세금계산서와 맞춰 보기 쉽게 하기 위해서입니다.

비고에는 세금계산서를 언제 어떻게 보낼지 적어 둡니다. 청구서와 세금계산서가 따로 오면 거래처가 같은 돈을 두 번 요청받았다고 오해하기도 합니다.

실제로 채우면 어떤 모습인가요? 정리
칸	가상 청구서에 적은 값
청구서 번호 · 청구일	INV-2026-1001 · 2026-10-01
청구 근거	유지보수 계약 제2026-07호 · 2026년 9월분
공급가액 / 부가세 / 합계	3,000,000원 / 300,000원 / 3,300,000원
지급기한	2026-10-31(청구일부터 30일)
입금 계좌	○○은행 000-0000-0000 · 예금주 ○○(주)
비고	세금계산서는 10월 1일 이메일로 함께 발행

가상 청구서는 공급가액 300만원, 부가세 30만원, 합계 330만원, 지급기한 10월 31일로 적는다 — 가상 사례 · 9월 유지보수분

청구서는 세금계산서나 인보이스와 무엇이 다른가요?

세금계산서는 부가가치세법이 기재사항을 정한 세금 서류입니다. 공급자 등록번호, 공급받는 자 등록번호, 공급가액과 부가세액, 작성 연월일을 반드시 적어야 합니다. [근거 5]

청구서는 지급을 요청하는 문서라 이런 법정 기재사항이 없습니다. 대신 지급기한과 계좌처럼 세금계산서에는 없는 칸이 들어갑니다.

인보이스는 청구서를 영어로 부르는 말입니다. 해외 거래에서는 상업송장이라는 뜻으로 쓰여 통관 서류 역할을 하기도 하니, 용도를 구분하세요.

청구서는 세금계산서나 인보이스와 무엇이 다른가요? 정리
서류	하는 일
청구서	지급 요청 · 기한과 계좌를 알림 · 자유 양식
세금계산서	공급 사실을 신고 · 법정 기재사항
인보이스	청구서의 영어 표현 · 해외 거래에선 상업송장

이메일이나 카카오톡으로 보내도 효력이 있나요?

있습니다. 전자문서는 전자적 형태라는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않습니다. [근거 4]

중요한 것은 보낸 날과 받은 사람이 남는 방법으로 보내는 것입니다. 앞에서 본 것처럼 기한이 없는 거래에서는 청구를 받은 때가 기준이 되기 때문입니다. [근거 1]

기한이 지나 다시 보내는 지급 요청은 소멸시효를 잠시 멈추는 최고로 볼 수 있습니다. 다만 최고만으로는 부족하고, 6개월 안에 재판상 청구나 압류·가압류 같은 절차를 밟아야 시효중단의 효력이 생깁니다. [근거 3]

이메일이나 카카오톡으로 보내도 효력이 있나요? 정리
보내는 방법	남겨 둘 기록
이메일	보낸 메일 · 첨부 파일 원본
카카오톡 · 문자	대화 화면 · 받은 사람 확인
기한 후 재요청	보낸 날짜 · 6개월 안에 다음 절차 판단

청구서를 보내고 기한이 지나 다시 요청하면 최고가 되며 6개월 안에 재판상 청구나 가압류 등을 해야 시효중단 효력이 생긴다 — 보낸 기록이 기준이 됩니다

청구서를 보낸 다음에는 무엇을 확인하나요?

청구서는 보내는 것으로 끝나지 않습니다. 실무에서 시간이 걸리는 일은 그다음 세 가지입니다.

첫째, 돈이 들어왔는지 통장을 열어 확인합니다. 둘째, 들어온 돈이 어느 청구서에 대한 것인지 맞춥니다. 셋째, 기한이 지난 건에 다시 안내를 보냅니다.

거래처가 늘면 이 세 가지가 매일 반복됩니다. 한 건이라도 놓치면 기한이 지난 줄 모른 채 몇 달이 흘러갑니다.

청구서를 보낸 다음에는 무엇을 확인하나요? 정리
보낸 뒤 할 일	사람이 할 때
입금 확인	매일 은행 앱·인터넷뱅킹 조회
청구서와 연결	입금자명·금액을 보고 엑셀에 표시
연체 안내	기한 지난 건을 골라 직접 연락

청구서 작성부터 입금 확인까지 한 번에 할 수 있나요?

청구스는 청구서 발행·입금 확인·연체 알림·회수를 한 흐름으로 자동화하는 B2B 매출채권·미수금 관리 SaaS입니다. 위 일곱 칸을 입력 화면에서 채우고 보내면 그다음 세 가지가 이어서 돌아갑니다. [근거 6]

청구일과 납부기한은 기본값으로 들어가고, 품목의 단가와 수량을 넣으면 공급가액·세액·청구액이 자동으로 계산됩니다. 세금계산서가 필요 없는 거래라면 ‘단순청구’로 청구서만 보낼 수 있습니다. [근거 7]

거래처는 카카오 알림톡이나 이메일로 품목·금액·결제요청기한·계좌번호·예금주를 받습니다. 계좌에 통장사본을 등록해 두면 청구서 메일과 알림톡에 자동으로 첨부됩니다. [근거 8] [근거 9]

입금이 들어오면 AI가 입금자명과 금액을 보고 청구서에 연결해 결제 완료 알림을 보냅니다. 입금자명이 조금 달라도 연결되지만 금액은 정확히 같아야 합니다. 기한이 지나면 정해 둔 주기마다 연체 안내가 자동으로 나갑니다. [근거 6] [근거 13]

청구서 작성부터 입금 확인까지 한 번에 할 수 있나요? 정리
보낸 뒤 할 일	청구스에서
입금 확인	계좌 연동으로 입금 내역 자동 확인
청구서와 연결	AI가 입금자명·금액으로 자동 연결
연체 안내	기한 경과 시 알림톡·이메일 반복 발송

사람이 하면 입금 확인과 청구서 연결과 연체 안내를 매일 직접 하지만 청구스에서는 계좌 연동과 AI 연결과 자동 알림으로 이어진다 — 청구스 공식 가이드 기준

청구스 청구서, 핵심만 표로 보면

매달 같은 내용으로 청구한다면 품목·금액·결제정보·안내문구를 프리셋으로 저장해 두고 고객만 바꿔 보낼 수 있습니다. 청구일을 미래 날짜로 정하면 그날 오전 9시에 자동으로 시작됩니다. [근거 10] [근거 11]

청구서마다 결제 방법도 고릅니다. 계좌이체, 카드 결제, CMS 자동이체 가운데 거래처에 맞는 방식을 선택합니다. [근거 6]

청구스 청구서, 핵심만 표로 보면 정리
항목	청구스 공개 자료 기준(2026-09-18 확인)
제품 범주	B2B 청구·수금·미수금 관리 SaaS
청구서 발송	이메일·카카오 알림톡, 통장사본 자동 첨부
증빙	세금계산서·현금영수증 함께 발행 또는 단순청구
입금 확인	계좌 연동 + AI 자동 연결, 수동 연결 가능
연체 안내	기한 경과 후 설정 주기로 자동 반복
반복 청구	프리셋 저장, 미래 청구일 예약
요금	베이직 월 3만원(연 240건) · 프로 월 9만5,000원(연 1,200건), 부가세 별도

청구스에서는 통장사본 자동 첨부, 프리셋 저장, 미래 청구일 예약, 결제 방법 선택으로 반복 청구를 줄인다 — 매달 같은 청구라면

누구에게 맞고, 누구에게는 맞지 않나요?

거래처가 여럿이고 매달 청구서를 보내는 회사라면 보낸 뒤의 확인·연결·안내 시간을 줄이는 효과가 큽니다. 기한이 지난 건을 사람이 기억으로 챙기지 않아도 되기 때문입니다.

반대로 한 달에 청구서가 몇 장뿐이라면 엑셀 양식에 일곱 칸을 갖추고 직접 보내도 충분합니다. 청구스의 청구 자동화는 유료입니다. [근거 12]

이미 몇 달 넘게 밀린 채권이라면 청구서 양식보다 회수 절차가 먼저입니다. 이때는 지급명령이나 가압류처럼 다음 단계를 따로 검토하세요.

누구에게 맞고, 누구에게는 맞지 않나요? 정리
조건	판단
거래처 여럿 · 매달 청구	청구스 검토
입금 확인·연체 안내를 사람이 챙김	청구스 검토
월 몇 장 · 거래처 고정	엑셀 양식 + 직접 발송
이미 오래 밀린 채권	회수 절차 먼저 검토

자주 묻는 질문

청구서에 도장을 찍어야 하나요? 법이 요구하는 형식은 없습니다. 누가 보냈는지 확인할 수 있도록 상호와 담당자를 적으면 됩니다.

청구서를 보내면 세금계산서는 안 보내도 되나요? 아닙니다. 세금계산서는 공급 사실이 있으면 발급해야 하는 별도 서류입니다. [근거 5]

지급기한을 며칠로 잡는 게 좋나요? 법으로 정한 기간은 없습니다. 계약서에 정한 조건을 따르고, 없다면 날짜로 분명히 적는 것이 먼저입니다. [근거 1]

청구서를 보냈는데 답이 없으면요? 기한 전이면 기다리고, 기한이 지나면 보낸 기록을 남기며 다시 안내합니다. 오래 밀리면 6개월 안에 다음 절차를 판단하세요. [근거 3]

청구서를 보낸 뒤 기한이 지난 건을 기억으로 챙기고 있다면, 결제 안내가 정해진 주기에 자동으로 나가는 흐름을 확인해 보세요.

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청구 품목: 정기 서비스 이용료
청구 금액: 1,100,000원
결제 기한: 9월 30일

오전 10:00

독촉 전화를 하지 않아도 됩니다

연체 안내 순서 보기 ↗우리 회사 도입 상담

입금 확인되면 중단

화면은 기능 설명을 위한 예시입니다.

확인한 근거

이 글은 일반적인 이해를 돕는 자료입니다. 실제 적용은 거래 내용과 적용 기준에 따라 달라질 수 있습니다.

검토·수정 이력

2026-09-18 · 전문가 검수 확인 후 발행.